Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

Společnost Multi-VAC spol. s.r.o. považuje ochranu fyzických osob v souvislosti se zpracováním  osobních údajů za velmi důležitou. Vaše osobní údaje zpracováváme a využíváme v souladu jak s ustanoveními českých právních předpisů (zákon o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb.), tak i evropskou legislativou (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679).

Ve smyslu národní a evropské legislativy je Správcem osobních údajů

Multi-VAC spol. s.r.o
Fáblovka 586, 533 52 Pardubice
IČ: 45534900, DIČ: CZ45534900
e-mail:

Abychom vám mohli prodávat zboží z naší nabídky a poskytovat související služby, potřebujeme mít k dispozici a dále zpracovávat některé vaše osobní údaje. Ty zpracováváme zejména za účelem uzavření (vč. jednání před uzavřením smlouvy) a plnění smluvního vztahu. Právním základem takového zpracování je plnění smlouvy nebo náš oprávněný zájem. Oprávněný zájem je právním základem zpracování osobních údajů zejména v případech, kdy je naším zákazníkem právnická osoba a zpracováváme osobní údaje jejích kontaktních osob.

Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem nabídky zboží, služeb a správy zákaznického vztahu s vámi. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme v odůvodněných případech i po ukončení trvání smlouvy. Konkrétně osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

Prodej produktů a souvisejících služeb

Osobní údaje zpracováváme při prodeji zboží zákazníkům a poskytování souvisejících služeb (přeprava zboží, opravy, servisní zásahy, uvádění zařízení do provozu, poskytování odborných školení, apod.).

Pro tyto účely vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec, zástupce nebo jiná pověřená osoba zákazníka a nemáme s vámi z tohoto důvodu žádný smluvní vztah).

Pro tento účel vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu, případně po dobu nezbytnou pro splnění smluvních závazků vyplývajících z příslušné smlouvy.

Reklamace

V případě, že se zákazník domnívá, že plnění ze strany naší Společnosti vykazuje vady, je oprávněn zboží nebo službu reklamovat v souladu s příslušnými předpisy občanského práva. Vyřizování reklamací je součástí smluvního plnění mezi Společností a vámi a zároveň se jedná o naši zákonnou povinnost.

Upomínky neuhrazených faktur

Pokud není splatná faktura za poskytnuté plnění včas uhrazena, můžeme vám zasílat upomínky, a to až do té doby, než dojde k jejímu uhrazení.

Určení, výkon a obhajoba právních nároků

Po ukončení smluvního vztahu můžeme rovněž po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.

Účetní a daňové doklady

Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (např. fakturách). Podle platných právních předpisů (zákona o účetnictví či zákona o dani z přidané hodnoty) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.

Pro výše uvedené účely zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci smluvního ujednání. Jedná se zejména o následující údaje:

  • identifikační údaje (osobní jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa bydliště, IČ, číslo bankovního účtu)
  • kontaktní údaje (vaše emailová adresa a telefonní číslo)
  • nákupní a platební historie včetně souvisejících údajů (např. údajů na dodacích listech)

V případě, že jednáte jako zaměstnanec, zástupce nebo jiná pověřená osoba zákazníka, zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu následující údaje: 

  • osobní jméno, příjmení, titul, datum narození a adresa bydliště
  • kontaktní údaje (emailová adresa a telefonní číslo)

Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s jednáním o uzavření smluvního či jiného právního vztahu a jeho průběhu.

Pokud nevyplývá z právních předpisů delší doba uchování, uchováváme vaše osobní údaje po dobu trvání smlouvy a dále na základě našeho oprávněného zájmu do uplynutí promlčecích lhůt k uplatnění nároků z dané smlouvy (v případě soudního sporu, budou údaje uchovávány až do jeho úplného skončení).

Další služby

Dále vám poskytujeme následující služby, při kterých rovněž dochází ke zpracování osobních údajů, a to po níže vymezenou dobu, pro níže vymezené účely a na základě níže vymezených právních základů:

Reklamní sdělení

Pokud nám udělíte souhlas, budeme vaše osobní údaje dále využívat za účelem zasílání novinek o námi nabízeném zboží a souvisejících službách a jiných obchodních sdělení související s naší nabídkou zboží. Jedná se zejména o novinky týkající se našeho zboží a služeb, které by pro vás mohly být relevantní na základě vašich předchozích nákupů. Novinky vám můžeme zasílat prostřednictvím vašich kontaktních údajů. Právním základem takového zpracování je vámi udělený souhlas, popř. náš oprávněný zájem na informování našich zákazníků o novinkách v rámci Společnosti či doručování souvisejících obchodních sdělení. Pokud svůj souhlas s tímto zpracováním odvoláte nebo vyslovíte námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu, bez dalšího přestaneme vaše osobní údaje pro účely zasílání reklamních sdělení zpracovávat.

Pro zasílání relevantních reklamních sdělení, využíváme následující osobní údaje:

  • identifikační údaje (osobní jméno, příjmení)
  • kontaktní údaje (korespondenční a emailová adresa)
  • údaje o vašich objednávkách

Údaje pro tento účel zpracováváme po dobu platnosti souhlasu nebo do té doby, než svůj souhlas odvoláte.

Pořádání firemních akcí

Některým zákazníkům, jejich kontaktním nebo jinak pověřeným osobám můžeme nabídnout účast na firemní akci. V takovém případě vzniká smlouva mezi naší Společností a osobou, která se bude takové firemní akce účastnit a důvodem zpracování je plnění smlouvy, a to i pokud není taková smlouva uzavřena písemně.

Organizace firemní akce může zahrnovat zajištění ubytování, dopravy, pojištění a jiných souvisejících služeb. V souvislosti s tím mohou být údaje předány třetím osobám, jako jsou pojišťovny, ubytovací zařízení, dopravci, společnost, v jejichž prostorech je firemní akce pořádána apod.

Účelem zpracování je řádná organizace firemní akce.

V rámci organizace firemní akce může docházet ke zpracování různých osobních údajů, může se jednat o:

  • identifikační údaje (osobní jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa bydliště, IČ)
  • kontaktní údaje (vaše emailová adresa a telefonní číslo)
  • údaje o preferencích zákazníka (např. ohledně stravování či dopravy, vč. zdravotních omezení)
  • údaje z cestovních dokladů

Údaje pro tento účel uchováváme do ukončení pořádání firemní akce. Ve výjimečných případech můžeme údaje uchovávat i déle na základě našich oprávněných zájmů (například pokud dojde během prohlídky k pojistné události), a to maximálně do uplynutí promlčecích lhůt.

Poskytnutí obchodního úvěru

V případě, že jste naším zákazníkem a požádáte nás o poskytnutí úvěru v souvislosti s koupí našich produktů a služeb, ověříme si přiměřeným způsobem vaši solventnost. Rozhodování o poskytnutí úvěru neprobíhá automatizovaně.

Takové zpracování osobních údajů provádíme na základě našeho oprávněného zájmu ověřit vaši solventnost a schopnost splácet poskytnutý úvěr.

K řádnému posouzení vaší solventnosti, zpracováváme následující kategorie údajů:

  • identifikační údaje (osobní jméno, příjmení, bydliště, IČ)
  • nákupní a platební historie

Výsledek takového ověření solventnosti slouží jako podklad pro rozhodnutí o poskytnutí obchodního úvěru a je uchováván do rozhodnutí o poskytnutí obchodního úvěru a následně je vymazán, pokud nejsou jiné důvody pro jeho další uchování.

Nákup zboží, služeb

Pokud jste naším dodavatelem, od něhož nakupujeme zboží či služby (resp. zaměstnancem nebo jinou kontaktní osobou našeho dodavatele či jiného smluvního partnera), potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli plnit své smluvní povinnosti a zajistili efektivní komunikaci mezi smluvními stranami.

Právním základem takového zpracování je plnění smluvních povinností, případně náš oprávněný zájem (zejména, pokud s námi jednáte jako zaměstnanec či jiná kontaktní osoba dodavatele) či plnění našich zákonných povinností.

Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s jednáním o uzavření smluvního či jiného právního vztahu a jeho průběhu.

Údaje našich dodavatelů zpracováváme pro následující účely:

  • Plnění smluvních závazků včetně jednání před uzavřením smlouvy, které zahrnuje zpracování údajů nutných pro vhodný výběr dodavatele a dále včetně vedení evidence dodavatelů a následných reklamací zboží nebo služeb.
  • Zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (Pokud nám poskytujete služby či jiné plnění, při kterých nám vznikají zákonné povinnosti na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, můžeme vaše osobní údaje rovněž zpracovávat za účelem splnění, kontroly a prokázání plnění těchto povinností.)
  • Zveřejnění v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů (V případě, že jste zároveň zpracovateli našich osobních údajů, jsme oprávněni vaše osobní údaje zveřejnit v těchto Zásadách zpracování osobních údajů.)
  • Uchovávání účetních a daňových dokladů (Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech. Podle platných právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let.).
  • Určení, výkon a obhajoba našich právních nároků (Po ukončení dodavatelského vztahu s vámi můžeme uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.).

Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro naplnění výše uvedených účelů a které získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

  • identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození a adresa bydliště, IČ, číslo bankovního účtu)
  • kontaktní údaje (vaše emailová adresa a telefonní číslo)
  • nákupní a platební historie včetně souvisejících údajů
  • certifikáty, pověření, osvědčení, údaje o kvalifikaci apod.

Pokud nevyplývá z právních předpisů delší doba uchování, tak budeme osobní údaje uchovávat po dobu trvání smlouvy s dodavatelem a dále na základě našeho oprávněného zájmu do uplynutí promlčecích lhůt k uplatnění nároků z dané smlouvy (v případě soudního sporu, budou údaje uchovávány až do jeho úplného skončení).

Sdílení a předávání osobních údajů Příjemci osobních údajů

Osobní údaje, které zpracováváme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související s prodejem námi nabízeného zboží a služeb, zejména se jedná o administrativní podporu, poskytování softwarových nástrojů apod. Tyto osoby jsou v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje můžeme sdílet zejména:

  • s ostatními společnostmi ze skupiny France Air Group za účelem administrativní podpory při poskytování služeb a sdíleného poskytování některých služeb a dalších zpracovatelských činností
  • s osobami zajišťujícími dopravu zboží
  • s  externími osobami zařizujícími montáž a servis námi prodávaného zboží
  • k některým vašim osobním údajům mohou mít přístup i dodavatelé našich IT systémů a souvisejících služeb, kteří se nacházejí v postavení zpracovatelů osobních údajů.
  • k některým vašim osobním údajům mohou mít výjimečně přístup externí auditoři, daňoví poradci, právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání či zaúčtování pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů nebo pojišťovny v případě řešení pojistných událostí;
  • pokud se na nás při výkonu svých pravomocí obrátí orgány veřejné moci s žádostí o poskytnutí informací, jejichž součástí mohou být vaše osobní údaje, budeme na základě povinností vyplývajících ze zákona nebo jiného právního aktu povinni v nezbytném rozsahu vaše osobní údaje zpřístupnit.

Záruky zpracování

Se zpracovateli osobních údajů jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady zpracování osobních údajů.

Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména opatření zajišťující fyzickou bezpečnost, přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uloženy osobní údaje a další opatření.

Vaše práva jako subjektu údajů

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat informace o způsobech zpracování svých osobních údajů a právo na opravu údajů, které o vás jako správce osobních údajů zpracováváme. V určitých případech máte právo požadovat vymazání svých osobních údajů, dále pak máte právo na přístup ke svým osobním údajům nebo na jejich přenos (např. přenos k jinému poskytovateli služeb). V některých případech máte právo vznést námitky a také právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. V případě, že jste nám dříve poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete jej kdykoliv odvolat. Jednotlivá práva a způsob jejich uplatnění jsou podrobněji popsána níže.

Způsob uplatňování vašich práv

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání osobních údajů nebo o omezení zpracování, v souladu s vaším požadavkem, každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit svá práva a/nebo získat příslušné informace, můžete tak učinit .

Pokud budete uplatňovat svá práva, můžeme vás požádat o poskytnutí některých dodatečných osobních údajů, které jste nám již dříve sdělili. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce.

Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které s námi sdílíte. Ohledně žádosti o opravu vašich osobních údajů nás kontaktujte
Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále
zpracováváme vaše osobní údaje.

Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání vašich osobních údajů, a to prostřednictvím kontaktních údajů uvedených .
Pokud nás kontaktujete s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas se zpracováním údajů, pokud jste nám souhlas dříve poskytli.


Odvolání souhlasu

Souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám dříve poskytli, můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Můžete tak učinit prosím prostřednictvím kontaktních údajů uvedených .
Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu před jeho odvoláním z vaší strany.

Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů

Máte právo požadovat informaci o tom, zda o vás zpracováváme osobní údaje a v jakém rozsahu. Rovněž máte právo požadovat, abychom vám zpřístupnili osobní údaje, které jste nám poskytli a další osobní údaje týkající se vaší osoby. V případě, že si chcete potvrdit rozsah údajů, které o vás zpracováváme nebo získat jejich kopii, kontaktujte nás prosím prostřednictvím kontaktních údajů .
Pokud budete požadovat přenos vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu, můžete nás požádat o jejich přenos přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný.

Právo vznést námitky

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. pokud zpracováváme vaše údaje jakožto kontaktní osoby našeho zákazníka), máte právo z důvodu týkajícího se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování. Pokud v takovém případě neprokážeme naše závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převážily nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pokud neprokážeme, že tyto údaje jsou nutné pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, tak tyto údaje nebudeme dále zpracovávat a bez zbytečného odkladu je vymažeme. Pokud vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, tak bez dalšího přestaneme vaše údaje pro tento účel zpracovávat. Námitky proti zpracování můžete vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v kapitole 2 těchto Zásad zpracování osobních údajů.

Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
Žádost o omezení zpracování můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených .

Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracovávání vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00
Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.


Aktualizace Zásad zpracování osobních údajů
Průběžně můžeme tyto Zásady zpracování osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad zpracování osobních údajů se stanou
účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: http://www.multivac.cz/obsah-stranek/ochrana-osobnich-udaju. O podstatných změnách vás budeme informovat prostřednictvím vámi sdělené emailové adresy před datem jejich účinnosti.


Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 25. května 2018.


Multi-VAC – Váš partner

  • Dodavatel vzduchotechniky od r. 1992.
  • Spolupráce s předními světovými výrobci.
  • Rychlé dodání.
  • Zboží skladem
  • Obchodní zastoupení v ČR i SK.

© 2019, Multi-VAC spol. s r.o. – všechna práva vyhrazena

Prohlášení o přístupnosti | Podmínky užití | Ochrana osobních údajů | Mapa stránek

Webové stránky vytvořila eBRÁNA s.r.o. | Vytvořeno na CMS WebArchitect | SEO a internetový marketing